Perusahan dan Lingkungannya
Perusahaan adalah suatu sistem fisik yang dikelola melalui penggunaan sebuah sistem virtual. Sistem fisik perusahaan merupakan suatu sistem terbuka dimana ia berhadapan dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya alam tersebut menjadi produk dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah kembali ke lingkungan.
Aliran sumber daya fisik perusahaan meliputi pegawai, bahanbaku, mesin, dan uang. Pegawai dipekerjakan oleh perusahaan, diubah ke tingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan pengalaman, dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan. Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input mentah dan diubah menjadi barang jadi, yang kemudian dijual kepada para pelanggan perusahaan. Mesin dibeli, digunakan, dan pada akhirnya dijual dalam bentuk besi tua atau ditukar dengan mesin yang lebih baru. Uang memasuki perusahaan dalam bentuk penerimaan penjualan, investasi pemegang saham, dan pinjaman lalu diubah menjadi pembayaran kepada pemasok, pajak kepada pemerintah, dan pengambilan kepada para pemegang saham. Ketika berada di dalam perusahaan, sumber daya fisik dipergunakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan kepada para pelanggannya. Unsur-unsur yang memungkinkan perusahaan mengendalikan operasinya sendiri meliputi (1) standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai tujuannya secara keseluruhan, (2) manajemen perusahaan, dan (3) suatu pemrosesan informasi yang mengubah data menjadi informasi. Perusahaan terhubung dengan unsur-unsur lingkungannya melalu aliran sumber daya lingkungan(environmental resource flows). Beberapa sumber daya mengalir lebih sering dari pada sumber daya yang lain. Aliran-aliran yang umum terjadi meliputi aliran informasi dan pelanggan, aliran bahan baku kepada pelanggan, aliran uang kepada pemegang saham, dan aliran bahan baku dari pemasok. Aliran yang jarang terjadi meliputi aliran uang dari pemerintah (seperti untuk penelitian), aliran bahan baku kepada pemasok (pengambilan barang dagangan), dan aliran pegawai kepada pesaing (karyawan yang “dibajak” oleh perusahaan lain). Tidak semua aliran sumber daya terjadi di antara perusahaan dan seluruh unsur lingkungannya. Sebagai contoh, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, dan uang seharusnya tidak mengalir kepada pesaing. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan seluruh unsur adalah informasi, dan perusahaan berusaha untuk menjadikan hubungan informasi dengan pesaing sebagai suatu aliran satu arah.
2. Mengelola Aliran Sumber Daya Fisik – Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management)
Jalur yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagai rantai pasokan (supply chain). Aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa aliran tersebut terjadi dengan cara yang tepat waktu dan efisien, proses ini disebut sebagai manajemen rantai pasokan (supply chain management). Manajemen rantai pasokan terdiri atas akktivitas-aktivitas berikut ini :
· Meramalkan permintaan pelanggan
· Membuat jadwal produksi
· Menyiapkan jaringan transportasi
· Memesan persediaan pengganti dari para pemasok
· Menerima persediaan dari pemasok
· Menerima persediaan bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi
· Melakukan produksi
· Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan
· Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan
Sistem informasi perusahaan dapat di gunakan dalam melaksanakan tiap-tiap aktivitas di atas.
3. Keunggulan Kompetitif
Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya. Mereka dapat mencapai keunggulan ini dengan memberikan produk dan jasa pada harga yang lebih rendah, memberikan produk dan jasa dengan kualitas yang lebih tinggi, dan memenuhi kebutuhan-kebutuhan khusus dari segmen-segmen pasar tertentu. Satu hal yang tidak terlalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage), mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage), di dalam pasar. Ingat bahwa para manajer perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategis perusahaan. Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun operasional. Pada tingkat manajerial yang tertinggi tingkat perencanaan strategis, sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan dalam mendapatkan keunggulan strategisnya. Pada tingkat kendali manajemen (menengah), manajer dapat memberikan spesifikasi mengenai bagaimana rencana strategis akan diimplementasikan, sehingga menciptakan suatu keunggulan taktis. Pada tingkat kendali operasional (lebih rendah), manajer dapat menggunakan teknologi informasi dalam berbagai pengumpulan data penciptaan informasi yang akan memastikan efisiensi operasi, sehingga mencapai keunggulan operasional.
4. Tantangan Dalam Mengembangkan Sistem Informasi Global
Pengembangan semua jenis sistem informasi dapat menjadi suatu tantangan, tetapi kerika sistem yang dibuat mencakup batas internasional, para pengembangnya harus mengatasi beberapa kendala yang unik, istilah sistem informasi global (global information system-GIS), diberikan untuk suatu sistem informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi batas negara. Ada beberapa kendala yang diatasi oleh pengembangan GIS.
· Rintangan Budaya dan Komunikasi
Interaksi dengan teknologi dapat sangat bervariasi di beberapa budaya. Antarmuka (interface), GIS harus teteap konsisten meskipun masih menggunakan bahasa yang berbeda-beda. Sebagai akibatnya, kebanyakan antarmuka GIS mengandalkan grafik dan icon untuk berinteraksi dengan pengguna dan tidak terlalu bergantung pada perintah yang di ketikan ke dalam field. Selain itu, masalah rancangan GIS juga dapat diselesaikan dengan menawarkan beragam format yang memiliki fungsionalitas yang sama. Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk membuat GIS, ia harus bersedia untuk mengadaptasi berbagai kebutuhan populasi global ke dalam sistemnya. Rintangan budaya dapat mempengaruhi rancangan suatu GIS, penggunaan teknologi dianggap sebagai suatu pekerjaan yang tidak membutuhkan keahlian, sedangkan di masyarakat lainnya dipandang sebagai suatu pertanda tingkat sosial. (1) Pembatasan Pembelanjaan dan Impor Peranti Lunak, contohnya pemerintah mencoba untuk melindungi pabrikan local dan merangsang investasi asing pada produksi local dengan menentukan peralatan yang diproduksi atau di rakit di negara itu yang dapat di pergunakan. (2) Pembatasan Pemrosesan Data, contohnya kebijakan pemerintah mengatur data diproses di dalam negeri, bukan dikirimkan ke luar negeri dan diproses di tempat lain. (3) Pembatasn Komunikasi Data, contohnya pembatasan komunikasi data yang dipublikasikan misalnya pembatasn yang dikenakan pada aliran data antar negara (transborder data flow-TDF).
· Masalah-masalah Teknologi
Di beberapa negara, sumber listrik yang dapat diandalkan mungkin tidak tersedia, sehingga mengakibatkan seringnya terjadi gangguan listrik. Sirkuit telekomunikasi sering kali hanya dapat mengirimkan data dengan kecepatan yang rendah, dan kualitas transmisinya juga buruk. Peranti lunak juga dapat menjadi masalah. Karena banyak negara tidak memerhatikan hak cipta atas peranti lunak dan menutup mata pada peranti lunak bajakan, beberapa vendor peranti lunak menolak untuk berbisnis di beberapa negara tertentu.
· Kurangnya Dukungan dari Manajemen Anak Perusahan
Manajemen kantor anak perusahan sering kali ikut menjadi masalah. Beberapa merasa yakin bahwa mereka dapat menjalankan anak perusahaannya tanpa harus mendapat bantuan, dan mereka memandang peraturan yang tidak ditetapkan oleh kantor pusat sebagai suatu hal yang tidak perlu. Beberapa manajer anak perusahaan mendapat imbalan berdasarkan profitabilitas, dan mereka akan berusaha untuk menghambat solusi korporat yang mereka anggap dapat mengurangi pendapat mereka. Manajemen kantor di luar negeri juga dapat melihat GIS sebagai salah satu jenis pengawasan dari “Big Brother”. Para manajer tingkat menengah dapat merasa takut dilewati oleh rantai informasi baru yang menghimpun data operasional kepada perusahaan induk. Dengan segala kemungkinan masalah diatas, adalah harapan kecil jika perusahaan mencoba untuk mengembangkan GIS. Meskipun menghilangkan seluruh masalah diatas adalah suatu hal yang mustahil untuk dilakukan, pengaruh perusahaan dapat diminimalkan dengan mengikuti strategi yang terencana dengan baik yang dituangkan ke dalam rencana strategis sumber daya informasi.
5. Manajemen Pengetahuan
Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas;
· Peranti keras komputer
· Peranti lunak komputer
· Speisalis informasi
· Pengguna
· Fasilitas
· Database
· Informasi
Ketika manajer memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang diinginkan. Informasi, sama seperti sumber daya lainnya, memerlukan manajemen. Para manajer memastikan bahwa data mentah yang dikumpulkan telah dikumpulkan dan kemudian diproses menjadi informasi yang bernanfaat. Manajer kemudian bahwa individu-individu yang tepat akan menerima informasi dalam bentuk yang tepat dan pada waktu yang tepat sehingga ia dapat dipergunakan. Last, manajer akan membuang informasi yang telah melewati masa manfaatnya dan menggantinya dengan informasi terbaru dan akurat. Semua aktivitas ini megakuisisi data, memproses data menjadi informasi, menggunakan data mengomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif, dan menghapus informasi pada waktu yang tepat atau bisa disebut dengan manajemen pengetahuan (knowledge management). Ketika pengembangan sistem (pengguna maupun spesialis informasi) mendefiniskan output yang diberikan prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Keempat dimensi yang diinginkan ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut.
· Relevansi, informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi. Data yang relevan dengan pengambilan keputusan yang akan diambil saja yang akan disebut dengan “informasi”.
· Akurasi, idealnya seluruh informasi seharusnya akurat. Dan tingkat keakuratannya harus maksimal.
· Ketepatan waktu, informasi sebaiknya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada.
· Kelengkapan, Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah teretentu atau solusinya.
